GRAÇA E PAZ! ORA ET LABORA! BENDIGAMOS AO SENHOR! DEMOS GRAÇAS A DEUS! Dando continuidade a fase de ESTRUTURAÇÃO, no qual se busca elucidara todas as considerações iniciais necessárias, coletando informações para as fases de formação e
elaboração, para no fim, deve-se fomentar o registro de todas as expectativas, indo além, as realizações, com o intuito de identificar suas forças, suas fraquezas e o
que deveriam deixar que os outros devessem fazer. Este proceder favorece uma posterior avaliação do que fora decidido e do que fora
executado, na busca de aderir e aceitar suas responsabilidades, no êxito ou no
prejuízo, além, da responsabilidade de suas comunicações, nos diversos graus de
hierarquia existentes. Eis a importância das ‘Reuniões’. Sendo um processo de decisão
coletiva, através do qual os envolvidos, após exposição e discussão de suas
idéias conseguem chegar a uma conclusão capaz de atingir as tais expectativas e
objetivos de todos os que mantinham interesse em seus resultados, e que,
portanto, devem ser conduzidas de forma produtiva, focando-se prioritariamente
as oportunidades, jamais os problemas. CONTINUA A FORMAÇÃO DE LIDERANÇA!!!
Por ter fundamental importância, a REUNIÃO deve ser, assim, constituída: 1) Pré-Existência (preparação); 2) Existência (debates); 3) Duração (validade); 4) Conclusão (resultados) e 5) Pós-Existência (acompanhamento). Desta feita, a reunião pode ser vista como uma excelente oportunidade de se conseguir informações não conhecidas por nós, e que servem de subsídio para nossas decisões. Então, quais seriam os erros das reuniões, que ultimamente não são produtivas, mas ao contrário enfadonhas e cansativas? No geral, o erro não está no evento em si, mas nas atitudes que são tomadas por seus participantes. O intuito de qualquer reunião não é permitir que as pessoas estejam simplesmente ocupadas, pelo contrário, nunca deve-se prestar a remarcação de tantas outras, pois em si, já possuem diversos custos (diretos e indiretos) em sua composição, que devem ser avaliados antecipadamente. Logicamente que reuniões desnecessárias geram perdas de tempo, de ânimo, de confiança, de paciência, que apenas valorizam a exposição de rixas pessoais. Então, na tentativa de eliminar quaisquer destas situações prejudiciais, é que se deve fazer uma analise objetiva da realidade de seu grupo, e ver que tipos de reuniões são essenciais e quais são as supérfluas. Para não darmos tal valor negativo, deve, quem estiver a frente, efetivar uma boa preparação de uma REUNIÃO. Não é algo aleatório, deve existir uma coesão de objetivos e vontades a serem esclarecidos durante este ENCONTRO. SIM, ENCONTRO, e como tal deve-se preparar adequadamente o ambiente e os sentimentos. Uma questão basilar antecipatória da REUNIÃO será a busca da resposta da pergunta básica: ESTA NECESSIDADE DE DECISÃO, PODE SER SUBSTITUÍDA POR OUTRA FORMA DE DECISÃO? Caso positiva a resposta, intenta-se que a REUNIÃO é desnecessária. Se tiver teor negativo deve-se efetivar uma elaboração dos pressupostos necessários para validar a produtividade desta REUNIÃO. O objetivo do TEMA principal da reunião deve ser bem explicito e claro, pois deve possui apenas um contexto: QUAIS OS RESULTADOS PRETENDIDOS, ou O QUE QUEREMOS?
Definido o objeto, deve-se orientar para sua FINALIDADE. Para tanto, deve-se priorizar estas questão basilares: PARA QUE SERVE A REUNIÃO? QUAL O VALOR REAL DESTA REUNIÃO E QUAIS AS SUAS METAS? Eis o sentido da elaboração da PAUTA, que nada mais o é do que uma lista organizada dos itens (tempo - escrita - cópias). Outro ponto importantíssimo para o bom desenvolvimento de qualquer REUNIÃO, é saber reconhecer a oportunidade da realização da mesma, ou seja, É O MOMENTO ADEQUADO? Deve ser constituída por TODOS os envolvidos, desta feita, deve-se elaborar uma perfeita Análise dos participantes em todas as áreas de sua vida (contribuição – aptidão – confusão - distração). Analisado a caracterização do participante, deve-se buscar existe uma coerência na disponibilidade dos mesmos, em resumo, se o participante possui uma real representatividade perante aqueles aos quais esta a frente. Outro fator primordial ao bom êxito de uma REUNIÃO é a avaliação de seu Custo-Benefício gerado, ou seja, se não vai haver gastos desperdiciosos em valores materiais e de lapso de tempo. Ademais, quem irá fomentar a realização da REUNIÃO, deve se esforçar em analisar a estruturação do ambiente no qual se efetivará tal encontro. Deve-se dar uma melhor atenção do lugar, ver seus aspectos estruturais de acomodação. O Conforto (iluminação, cadeiras, temperatura) e a Liberdade (espaço) deve ser levado em consideração para a realização da Reunião, para facilitar a compreensão e bom desenvolvimento das discussões. Por fim, advêm o ponto do TEMPO. Deve-se efetivar uma coerente elaboração de Horários (inicio/término - conveniente – ver possibilidades), com fito de que não possa perder qualquer tópico dos objetivos, bem como não tornar este encontro enfadonho. Efetivado esta fase preparatória da REUNIÃO, deve-se dar ênfase ao aspecto do desenvolvimento de uma boa comunicação interpessoal, exatamente para qualificar o desenvolvimento do processo de discussão coletiva. No próximo texto, daremos maior ênfase ao aspecto do estado comportamental dos participantes de uma boa REUNIÃO. QUE DEUS VOS ABENÇOE RICAMENTE.
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